Canal d'informació del Grup INI6: Promocionant un entorn segur i ètic.

GRUP INI6 (conformat, a aquests efectes, per les empreses Centre Corporatiu Ini6 S.L., Aliments Congelats Friman S.A. i Carrer Caritat Immobiliaria S.L), creu fermament en la importància de fomentar un entorn segur, ètic, igualitari i de confiança per a totes les persones treballadores, clients, proveïdors i qualsevol persona que hi pugui estar relacionada.

Per aquesta raó, s’ha implementat un Canal Intern d'Informació que permet a qualsevol persona informar de possibles conductes indegudes o violacions ètiques que hagi detectat a la organització.

Aquest canal compleix amb els requisits de la Llei 2/2023, de 20 de febrer, que regula la protecció de les persones que informen sobre infraccions normatives i lluita contra la corrupció.

 QUINS FETS ES PODEN NOTIFICAR? 

Es pot utilitzar el Canal d'Informació per a formular consultes o informar de fets que puguin ser considerats incompliments de la normativa legal, el Codi Ètic o, protocol específic d’actuació intern, així com accions o omissions que puguin ser constitutives d’infraccions en l’àmbit del Dret de la UE, infraccions laborals en l´àmbit de la seguretat i la salut, infraccions penals o administratives greus o molt greus, incloent-hi, entre d´altres les relatives 

1. Conductes relacionades amb el frau i la corrupció.

2. Discriminació i assetjament en el lloc de treball.

3. Conductes relacionades amb la seguretat de la informació, protecció de dades i mercats de valors.

4. Pràctiques anticompetitives.

5. Conductes contràries als drets humans o danys al medi ambient.

6. Altres possibles infraccions penals o administratives.

Es compta amb una persona Responsable de Compliment Penal (RCP), que ha estat nomenada, també, persona Responsable del Sistema Intern d’Informació (RSII), actualment la Responsable de Comptabilitat d’empreses.

 CARACTERÍSTIQUES PRINCIPALS:  

Confidencialitat: GRUP INI6 entén que la confidencialitat és fonamental per encoratjar les persones a informar, garantint la confidencialitat absoluta en tot el procés i protegint la identitat de la persona que informa així com de les persones afectades per la comunicació, si és el cas i en la mesura permesa per la llei, a efectes de no afectar la reputació de cap membre de l'organització i oferint la possibilitat de fer l'informe de manera anònima.

Procés d'Investigació Imparcial: Un cop es presenta un informe, la persona RCP/RSII, la qual podrà assessorar-se per professionals externs a GRUP INI6 experts en la matèria, investigarà minuciosament l'assumpte de manera objectiva i diligent, complint amb la normativa interna i la legislació aplicable. Es respectaran els drets de totes les parts involucrades, en particular, la presumpció d'innocència.

Protecció contra Represàlies: GRUP INI6 no tolerarà cap forma de represàlia contra les persones que informin de bona fe i es compromet a salvaguardar els drets i la integritat de les persones que s'atreveixen a informar de qualsevol irregularitat, prenent aquelles mesures disciplinàries adequades contra qualsevol individu que prengui represàlies contra la persona informant.

Resolució i Seguiment: Un cop conclosa la investigació, es prendran les mesures necessàries per abordar el problema identificat i, quan sigui possible, s’implementaran les mesures correctores que es considerin adients per prevenir futures violacions. A més, GRUP INI6 adquireix el compromís de mantenir informada la persona denunciant sobre el progrés i la resolució de l'informe, en cas que aquesta així ho desitgi i així ho hagi posat de manifest, sempre que sigui possible i permès per la llei.

Informació de Contacte: GRUP INI6 posa a disposició de totes aquelles persones, tant treballadores de les empreses que l’integren com externes a les mateixes, segons permeti la legislació vigent, que desitgin portar a terme una consulta o comunicació:

• L’app co-resol, la qual es pot descarregar als dispositius mòbils, o mitjançant el link https://co-resol.bcnresol.com/webclick que consta al web corporatiu.

• Mitjançant l'entrega d'escrit a la persona RCP/RSII.

• Mitjançant una reunió presencial amb el RCP/RSII, en el termini de set dies.

Les informacions verbals realitzades mitjançant reunió presencial amb la persona RCP/RSII, hauran de documentar-se d’alguna de les següents maneres, previ consentiment de la persona informant:

•  a) mitjançant una gravació de la conversa en un format segur, durador i accessible, o

• • (*) S'advertirà a la persona informant que la comunicació serà gravada i se l'informarà del tractament de les seves dades d'acord amb el que estableix el Reglament (UE) 2016/679 del Parlament Europeu i del Consell, de 27 d'abril de 2016. (RGPD o Reglament General de Protecció de Dades).

• b) a través d’una transcripció completa i exacta de la conversa realitzada pel personal responsable de tractar-la.

Sens perjudici dels drets que li corresponen d’acord amb la normativa sobre protecció de dades, s’oferirà a la persona informant l'oportunitat de comprovar, rectificar i acceptar mitjançant la seva signatura la transcripció de la conversa.

Així mateix, l’empresa compta amb una persona responsable alternativa en cas de que la informació tingués relació amb la persona RCP/RSII o li plantegés un conflicte d´interès, actualment la persona responsable del departament Financer del grup.

Les vies per contactar amb la persona RCP/RSII alternativa són les següents:

• Correu ordinari a la direcció: Carrer Pica d’Estats, número 77-95, Polígon Industrial Sant Isidre de Sant Fruitós de Bages –a l’atenció de la persona RCP/RSII alternativa-

• Correu electrònic:  canaletic2 @ ini6.com

• Mitjançant l'entrega d'escrit a la persona RCP/RSII alternativa.

El Sistema Intern d’Informació compleix amb els requisits de l’article 5.2 de la Llei 2/2023:

• a) Permet que les persones a qui aplica la Llei 02/2023 puguin comunicar informacions, per diversos mitjans, sobre les infraccions previstes en el seu article 2.

• b) Es gestiona de forma segura, garantint que les comunicacions puguin tractar-se de forma efectiva dins la organització, així com la confidencialitat de la identitat de la persona informant i de qualsevol tercera persona mencionada a la comunicació i de les actuacions que es desenvolupin en la gestió i tramitació de la mateixa, així com la protecció de dades, impedint l’accés de personal no autoritzat.

• c) Es compta amb un Protocol que estableix garanties per la protecció de les persones informants:

• • Justificant de recepció en el termini de set dies naturals següents a la recepció de la informació.

  • Termini màxim de tres mesos per donar resposta a les actuacions de la investigació, en els termes de l’article 9 de la Llei 02/2023, complimentant i custodiant de forma diligent un Llibre-Registre d’Informacions.

  • Possibilitat de mantenir la comunicació amb la persona informant.

  • Establiment del dret de la persona afectada a que se l’informi de les accions o omissions que se li atribueixen i a ser escoltada.

  • Garantia de confidencialitat quan la comunicació sigui remesa per canals de denúncia que no siguin els establerts o a personal no responsable del seu tractament, així com l’obligació de que la persona que la rebi, la remeti immediatament a la persona RCP/RSII.

  • Respecte a la presumpció d’innocència i a l’honor de les persones afectades.

  • Respecte a les disposicions sobre Protecció de Dades (Títol VI Llei 02/2023).

  • Compromís de remissió de la informació la Ministeri Fiscal amb caràcter immediat, quan els fets poguessin ser indiciàriament constitutius de delicte.

 TRACTAMENT DE DADES PERSONALS. 

Les empreses integrants de CENTRE CORPORATIU INI6 S.L tractaran, com a responsables del tractament, les dades personals incloses en les comunicacions que es rebin i queden amparades per la Llei 02/2023, amb la finalitat de poder gestionar-les i iniciar, en el seu cas, el procediment d’investigació corresponent i adoptar les mesures correctives que, en el seu cas, procedeixin.

La base jurídica del tractament serà el compliment de les obligacions imposades per la Llei 2/2023. Si la comunicació conté dades de caràcter especial, aquests només es tractaran quan resulti estrictament necessari per l’adopció de mesures correctives i/o l’inici del procediment d’investigació corresponent i/o la tramitació dels procediments sancionadors o penals que, en el seu cas, procedeixin, de conformitat amb la legislació vigent i, en aquests casos, la base jurídica serà l’interès públic essencial. El tractament de les dades personals serà l’indispensable, quan sense elles no es pugui complir els objectius i les obligacions que estipula la Llei 02/2023.

Les dades personals podran ser tractades pel personal autoritzat per a aquest fi únicament quan resulti necessari per la investigació d’infraccions en l’àmbit del Dret de la Unió Europea, infraccions penals o administratives greus o molt greus, així com infraccions laborals en l’àmbit de la seguretat i salut en el treball, per l’adopció de mesures correctives o bé per la tramitació dels procediments sancionadors o penals que, en el seu cas, procedeixin. Així mateix, les dades personals podran ser comunicades a tercers en el cas d’obligació legal, i podran ser comunicats a l’autoritat judicial, al Ministeri Fiscal o a l’autoritat administrativa competents en el marc de la mencionada investigació

Les dades personals es conservaran el temps imprescindible per decidir sobre la procedència d’iniciar una investigació sobre els fets informats. En el cas de que fos oportú adoptar mesures correctives, les dades es conservaran durant tot el temps que duri l’aplicació d’aquestes mesures.

Per altra banda, en el supòsit que fos necessari iniciar la tramitació de procediments sancionadors o penals, les dades es conservaran durant tot el temps que duri el procediment sancionador o penal.

En tot cas, si la decisió sobre la procedència d’iniciar una investigació sobre els fets informats no s’adopti en el termini de tres mesos, les dades persones contingudes en la comunicació es suprimiran, a excepció d’aquelles dades que siguin estrictament necessari que es conservin bloquejades per mantenir evidència del funcionament del SII de conformitat amb la Llei 02/2023.

També seran suprimides aquelles dades personals que revelin conductes que no estan incloses en l’àmbit d’aplicació de la Llei 02/2023, així com aquelles dades personals no considerades veraces, a excepció de que aquesta falta de veracitat pugui constituir un il·lícit penal, cas en el qual es guardarà la informació el temps necessari durant el qual es tramiti el procediment judicial.

Finalment, es fa constar que, en qualsevol moment, la persona comunicant podrà sol·licitar al responsable del tractament, l’accés a les seves dades personals, la seva rectificació o supressió, o a la limitació del ser tractament, o a oposar-se, així com el dret a la portabilitat de les dades, enviant un escrit al correu postal carrer Pica d’Estats número 77-95, (Polígon Industrial San Isidre) de San Fruitós de Bages (08272) o al correu electrònic protecciodades @ ini6.com. En cas de disconformitat amb el tractament de les seves dades, podrà presentar una reclamació davant de l’Agència Espanyola de protecció de Dades, organisme que ostenta l’autoritat de control en la matèria, ubicada al c/. Jorge Juan, 6 828001) Madrid (www.aepd.es). 

 NO REPRESÀLIA. 

Les empreses del GRUP INI6 es comprometen, respectivament i expressament, a no portar a terme actes constitutius de represàlia incloses amenaces o temptatives de represàlia contra les persones que presentin una comunicació de bona fe conforme al previst a la Llei 2/2023, i a aplicar mesures de protecció durant la tramitació d’un expedient, respecte de les persones afectades per una possible comunicació.

 EXTENSIÓ I ATENUACIÓ DE LA SANCIÓ. 

Quan la persona que hagués participat en la comissió de la infracció administrativa objecte de la informació sigui la que informi de la seva existència mitjançant la presentació de la informació (i sempre que aquesta hagués estat presentada amb anterioritat a què hagués estat notificada la incoació del procediment d'investigació o sancionador), l'òrgan competent per resoldre el procediment, mitjançant resolució motivada, podrà eximir a la mencionada persona del compliment de la sanció administrativa que li correspongués sempre que resultin acreditats els extrems esmentats en l’article 40 de la Llei 02/2023.

(*) El Canal Intern d’Informació permet la presentació i tramitació de comunicacions anònimes.

(**) Si bé, sempre que sigui possible, el Canal Intern d’Informació serà la via de comunicació preferent, les comunicacions emparades per la Llei 2/2023 podran també remetre’s en el seu cas, quan l’objecte i gravetat de la situació així ho requereixi i l’informant ho cregui oportú, a l'Autoritat Independent de Protecció de l'Informant (Oficina Antifrau de Catalunya en l’àmbit de la CA de Catalunya), al Ministeri Fiscal, a la Fiscalia Europea, o a l'òrgan o autoritat pertinent segons correspongui.

 COM ENVIAR UNA COMUNICACIÓ AL CANAL INTERN.   

GRUP INI6 posen a disposició tant d’aquelles persones treballadores de la organització com d’aquelles externes que desitgin portar a terme una comunicació, 2 opcions:

 01. MITJANÇANT L'APP CO-RESOL: 

1. Descarrega't l'app co-resol, acceptant les notificacions. És gratuïta i està disponible a l'App Store i a Google Play.

2. Prémer el botó “fes un click” i, tot seguit, introduir el codi INI6.

3. Seleccionar el botó del canal.

4. Escriure el missatge sent el més específic possible. Es poden adjuntar imatges i documentació.

5. Escollir si es vol seleccionar l’opció d’anonimat o, en cas contrari, identificar-se. En qualsevol dels casos, s’ha d'acceptar la Política de Privadesa.

6. Una vegada efectuats aquests passos, la persona informant rebrà un missatge com a justificant de recepció del teu click.

7. La comunicació per al seguiment del click es realitzarà mitjançant un xat segur (la persona informant hi podrà accedir des del botó de xat de la pantalla inicial de l'app) fins al tancament del mateix.

 02. MITJANÇANT UNA PÀGINA WEB:  

Les persones informants poden accedir-hi a través d'aquest enllaç: https://co-resol.bcnresol.com/webclick

1. Prémer el botó “Fes un click” i, tot seguit, introduir el codi INI6.

2. Seleccionar el botó del canal.

3. Escriure el teu missatge sent el més específic possible. Es poden adjuntar imatges i documentació.

4. Escollir si es vol seleccionar l’opció d’anonimat o, en cas contrari, identificar-se. En qualsevol dels casos, s’ha d'acceptar la Política de Privadesa.

5. En aquest cas, la persona informant rebrà un codi identificador i una contrasenya únics que haurà de desar per mantenir la comunicació, mitjançant un xat segur, sobre l'estat del teu click.

6. Cada vegada que es vulgui tenir coneixement de la recepció d’un missatge nou al xat o es vulgui aportar més informació, per assegurar i garantir la confidencialitat, s’haurà d’introduir el codi identificador i contrasenya a la pàgina d’inici, al botó “Accedir a un click anterior”.

 IMPORTANT.  

Aquest Canal Intern de Comunicació no és un servei d'emergències ni de suggeriments, motiu pel qual no s’ha d’utilitzar per informar sobre situacions que comportin una amenaça immediata. Si la comunicació fa referència a una situació d'aquest tipus, es prega es contacti amb les autoritats locals pertinents i s’utilitzin els canals definits a aquest efecte.

GRUP INI6 agraeix el compromís en ajudar a mantenir un entorn de treball segur i ètic. La participació és fonamental per al benestar de la nostra organització i de tots els seus membres.